會展策劃服務(wù)公司的老板，為了及時掌握項目情況，更好地統(tǒng)籌業(yè)務(wù)運(yùn)營，建立了工作日志制度，結(jié)果非但沒有達(dá)到深入了解項目情況的目的，反倒增加自己的管理負(fù)荷。工作日志該棄還是該留？

　　我是一家會展策劃服務(wù)公司的老板，公司規(guī)模不大，共有員工32人，其中，23位專業(yè)的會展策劃人員，剩余9人為行政、人力、財務(wù)及后勤保障人員。公司開展的會展策劃及咨詢業(yè)務(wù)大都是以項目制的形式開展，每個項目都會配備一名項目經(jīng)理，并根據(jù)粗略計算的項目任務(wù)量配備一定的人員。因公司業(yè)務(wù)較多和業(yè)務(wù)本身無法量化的特點(diǎn)，我個人并沒有太多精力去關(guān)注每一個項目組精確的任務(wù)量，以及項目成員的工作負(fù)荷，為了能夠及時掌握這些情況，更好地統(tǒng)籌公司的業(yè)務(wù)運(yùn)營，及時調(diào)配業(yè)務(wù)人員，我在公司內(nèi)部建立了工作日志制度，要求所有的策劃人員每天提交工作日志，詳細(xì)記錄每天的工作任務(wù)及完成情況。但是事與愿違，我每天花費(fèi)大量的時間去看這些工作日志，但看完之后也不能夠真正判斷項目成員實(shí)際工作量到底有多大。眼下，我遇到的問題就是：繼續(xù)執(zhí)行工作日志制度，達(dá)不到預(yù)期的效果；放棄執(zhí)行，但又找不到更好的管理方法。我到底該如何做？

　　—鄒彥斌 海豚會會員

　　三招讓工作日志落地

　　工作日志是對每天或短期階段性的工作進(jìn)行長期記錄的習(xí)慣和要求。若能夠用好工作日志制度，對企業(yè)的發(fā)展大有裨益。但正因為很多企業(yè)管理者在應(yīng)用該制度時，經(jīng)常會遇到案例中的情形，最終使工作日志制度淪為雞肋，而不是老板的“千里眼”。其實(shí)，有三招可以讓工作日志制度落地。

　　第一招：制訂工作日志管理制度。大部分公司所制訂的工作日志管理制度過于“普適”，放之“任何一個公司”而皆準(zhǔn)，無非是目的、適用范圍、撰寫要求等常規(guī)的要求，既沒有針對性又沒有落地的可操作性，員工執(zhí)行自然敷衍了事。因此，該公司要制定清晰而規(guī)范，且具有可操作性的管理指南，這需要管理人員根據(jù)自己的崗位性質(zhì)、工作特點(diǎn)、員工級別等提出有針對性的撰寫要求。

　　第二招：工作日志要跟蹤管理到位。對待工作日志制度的執(zhí)行，管理者要隨時跟蹤，且做到賞罰分明。漸漸地員工認(rèn)識到工作日志能夠為自己的工作和團(tuán)隊的工作帶來很大的幫助，也就真正認(rèn)識到其價值所在，也就會將工作日志制度固化到公司的“骨子”里了。這樣，新員工入職后就會自覺規(guī)范地執(zhí)行工作日志制度，從此，公司的工作日志制度會規(guī)范地傳承下去。

　　第三招：借助信息平臺，提高效率。工作日志制度是一項系統(tǒng)的管理制度，對于工作日志的分類、權(quán)限劃、上傳、統(tǒng)計、考核管理更是一個繁瑣的過程，建議該公司搭建功能與之配套、操作簡便的信息化平臺，這可以極大地提高工作日志的管理效率和利用效率，更好地實(shí)現(xiàn)“千里眼”功能。無論何時、何地，只要有網(wǎng)絡(luò)，老板就可以了解公司整體的運(yùn)營狀況，更好地進(jìn)行戰(zhàn)略決策。

　　工作日志不是公司裝飾自己的配飾，也不是員工敷衍老板的道具，本質(zhì)上是對工作任務(wù)和時間進(jìn)行管理的工具。如果有了規(guī)范的工作日志管理制度，且公司能夠監(jiān)督管理到位，工作日志不僅能夠發(fā)揮“千里眼”的功能，更會成為員工自我約束的有效工具。 —袁燕華 仁達(dá)方略企業(yè)管理咨詢有限公司高級咨詢師

　　“4K模型”改善工作日志應(yīng)用

　　工作日志，顧名思義就是針對自己的工作，每天記錄工作的內(nèi)容、所花費(fèi)的時間、在工作過程中遇到的問題，以及解決問題的思路和方法。很多中小型企業(yè)對員工進(jìn)行日常管理時，偏重于對員工所有工作過程實(shí)施監(jiān)督和管控，于是每天讓員工填寫工作日志。但是在實(shí)際操作過程中，一方面員工要花大量時間去寫工作日志，另一方面老板又不得不花精力審閱，結(jié)果兩頭不討好。

　　如何才能恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用工作日志，幫助中小企業(yè)管理者有效管理好員工的日常工作及績效呢？筆者認(rèn)為必須從以下幾個方面著手：

　　第一，通過培訓(xùn)讓主管和員工正確認(rèn)識工作日志的作用與價值。工作日志可以幫助員工記錄個人日常工作的過程及結(jié)果，幫助管理者快速了解員工工作狀況，從而確定員工在工作過程中是否按照公司的要求和規(guī)定去工作。除此之外，工作日志更重要的作用反映在結(jié)果的運(yùn)用上，讓管理者和員工分析日常工作中有哪些重要的、關(guān)鍵的事項，對這些事項的處理應(yīng)該采

　　取哪些有效的方法，以及這些事項對于公司經(jīng)營中關(guān)鍵業(yè)務(wù)的影響程度。

　　第二，運(yùn)用“4K模型”恰當(dāng)?shù)卮_定工作日志的內(nèi)容要項。如果工作日志僅僅是讓員工每天重復(fù)記錄他所工作的每一個時間段在做什么，很快就會導(dǎo)致員工生厭，變成他們平常工作中的一種負(fù)擔(dān)。因而必須通過確定工作日志的主要用途來確認(rèn)需要哪些內(nèi)容要項，從而快速輸出管理者希望得到的結(jié)果。筆者創(chuàng)建了一個“4K模型”來確定工作日志的關(guān)鍵要項。

　　第三，采用IT系統(tǒng)來提高工作日志編寫的快捷性和效率。通過上述“4K模型”重新確定工作日志的填寫項目后，可以選擇相關(guān)軟件或IT工具來幫助員工方便高效地填寫工作日志，比如購買專門的電腦軟件或編寫一個手機(jī)APP，使員工愉快和高效地填寫。案例中的會展策劃服務(wù)公司，平常是以項目制在運(yùn)作，就可以讓員工通過手機(jī)APP圍繞一個項目來填寫工作日志，一定會提高他們填寫日志的感受和方便性、靈活性。

　　第四，編寫工作日志的最終結(jié)果是要對績效進(jìn)行改進(jìn)。讓員工寫工作日志，除了可以使管理者了解工作情況外，更重要的是要對工作日志輸出的結(jié)果進(jìn)行應(yīng)用。管理者可通過對“4K模型”所提及的關(guān)鍵工作事項、關(guān)鍵工作人員、關(guān)鍵工作行為、關(guān)鍵工作成果等要素的把握，對崗位職責(zé)、工作流程、人員配置、績效結(jié)果等進(jìn)行調(diào)整和改善，從而真正讓工作日志有助于員工的工作業(yè)績改進(jìn)，而不僅僅是了解和監(jiān)督員工工作的工具。 —馬本軍 思越仁達(dá)企業(yè)管理咨詢有限公司總經(jīng)理

　　用項目管理的邏輯管理項目

　　案例中，老板推出工作日志的根本出發(fā)點(diǎn)是想及時了解每個項目組的工作量和項目成員的工作負(fù)荷情況，結(jié)果在實(shí)際操作中，非但沒有達(dá)到了解工作量的目的，反倒增加自己的管理負(fù)荷，讓自己陷入大量的細(xì)節(jié)和分析當(dāng)中，無法自拔。實(shí)際上，這反映了一個根本性的問題，那就是項目制的工作如何進(jìn)行細(xì)化管理？

　　解決問題還是要回歸到問題的本身，梳理清楚項目制工作的核心成功要素，然后圍繞成功要素進(jìn)行管理設(shè)計。 一個項目制工作是否成功，大致取決于以下六個方面：一是項目計劃管理，二是人員安排，三是項目費(fèi)用控制，四是項目進(jìn)度控制，五是客戶滿意度管理，六是項目回款控制。

　　1. 項目計劃管理。一個項目能否取得成功，計劃是第一步，也是最重要的一步，計劃想清楚了，后續(xù)的各項控制工作都能得到有效關(guān)注。

　　項目計劃必須周詳具體，對項目的重大節(jié)點(diǎn)，例如何時提出策劃案創(chuàng)意、何時出策劃案初稿、何時對策劃案定稿、何時根據(jù)策劃案進(jìn)行展廳設(shè)計、何時布展人員進(jìn)場，必須提前考慮清楚，并在項目組內(nèi)部討論充分，作為項目策劃工作的基準(zhǔn)。當(dāng)項目組把計劃想清楚了，老板無需時刻關(guān)注項目組的工作量，只需要按照計劃進(jìn)度進(jìn)行對照檢查即可。

　　2. 人員安排。一個策劃項目派什么人員參與不是隨意而為的，而是要根據(jù)項目內(nèi)容的難易程度、項目時間周期、人員合作匹配度、人員的能力特長以及個性特點(diǎn)等進(jìn)行合理安排。例如，策劃案屬于創(chuàng)新型的，那么項目負(fù)責(zé)人要具備創(chuàng)新精神，策劃經(jīng)驗要極為豐富才行；策劃案屬于常規(guī)性的，那么項目負(fù)責(zé)人只要具備一定項目經(jīng)驗即可。

　　3. 費(fèi)用核算與控制。一個策劃項目是否盈利，要看項目投入和產(chǎn)出之間的關(guān)系。通常，項目策劃人員都有比較明確的工資獎金標(biāo)準(zhǔn)，而在項目開始之初，老板要對項目費(fèi)用進(jìn)行詳細(xì)的測算，其中包括：稅金、人員固定費(fèi)用、完成階段工作給予的項目獎金、項目期間客情維護(hù)等各項費(fèi)用。通過核算，框定項目利潤，項目延期時，對項目進(jìn)行考核扣罰，最起碼做到延期部分時間不再發(fā)放獎金。

　　4. 項目進(jìn)度控制。根據(jù)項目計劃進(jìn)行進(jìn)度控制，對于可能出現(xiàn)的拖延進(jìn)行提醒或考核扣罰。

　　5. 客戶滿意度管理?？蛻魸M意度是獲得順利回款的根本保證，如何從客戶需求出發(fā)設(shè)計策劃案并推進(jìn)執(zhí)行，是獲得客戶滿意度的關(guān)鍵所在。公司需要根據(jù)客戶對策劃方案的滿意度考核項目組，增加滿意度系數(shù)。

　　6. 項目回款控制。根據(jù)回款計劃對項目進(jìn)行回款考核，對于回款拖延，給予獎金延發(fā)或扣罰。

　　做到以上六點(diǎn)，老板基本上對一個策劃項目就有了嚴(yán)格的控制手段，對策劃項目各個控制點(diǎn)設(shè)置了具體明確的考核標(biāo)準(zhǔn)，這時工作量已經(jīng)不是最重要的因素，工作的質(zhì)量、項目管理的水平以及客戶滿意度變得更加重要，而這些都是工作日志本身無法體現(xiàn)的，需要通過項目管理的手段控制項目過程，對項目過程進(jìn)行系統(tǒng)性檢視，確保項目組在保證最終利潤的同時，提升工作質(zhì)量。

　　至于工作日志，也沒有必要廢除，但是對于功能要進(jìn)行調(diào)整，要讓項目組寫出每日工作重點(diǎn)和創(chuàng)新性思考，通過工作日志幫助項目人員提升自我，互相學(xué)習(xí)，達(dá)到團(tuán)隊互動的目的。