時(shí)間因稀缺性而變得重要

　　有效的管理者知道，時(shí)間是一項(xiàng)限制因素。任何生產(chǎn)程序的產(chǎn)出量，都會受到最稀有的資源的制約。而在我們稱之為“工作成就”的生產(chǎn)程序里，最稀有的資源，就是時(shí)間。

　　時(shí)間也是最特殊的一項(xiàng)資源。在其他各項(xiàng)主要資源中，資金一項(xiàng)實(shí)際上是相當(dāng)充裕的。我們很久以前就已經(jīng)了解到，制約經(jīng)濟(jì)增長與經(jīng)濟(jì)活動的，并不是資金的供給不足，而是對資金的需求不大。此外另一個(gè)限制因素是人力，但總還是可以雇到人才，盡管雇到足夠優(yōu)秀人才并不容易。只有時(shí)間，是我們租不到、借不到，也買不到，更不能以其他手段來獲得。

　　時(shí)間的供給，絲毫沒有彈性。不管時(shí)間的需求有多大，供給絕不可能增加。時(shí)間的供需沒有價(jià)格可資調(diào)節(jié)，也無法繪制邊際效用曲線。而且，時(shí)間稍縱即逝，根本無法貯存。昨天的時(shí)間過去了，永遠(yuǎn)不再回來。所以，時(shí)間永遠(yuǎn)是最短缺的。

　　時(shí)間也完全沒有替代品，在一定范圍內(nèi)，某一資源缺少，可以另覓一種資源替代。假如鋁少了，可以改用銅；勞動力可以用資金來替代。我們可以增加知識，也可以增加人力，但沒有任何東西可以替代已失去的時(shí)間。

　　做任何事情都少不了時(shí)間，時(shí)間是必須具備的一個(gè)條件。任何工作都是在時(shí)間中進(jìn)行的，都需要耗用時(shí)間。但是對這項(xiàng)最特殊的、無可替代的和不可或缺的資源，絕大多數(shù)人卻都以為可以取用不竭。有效的管理者與其他人最大的區(qū)別，就是他們非常珍惜自己的時(shí)間。

　　但是人卻往往最不善于管理自己的時(shí)間。

　　管理者要學(xué)會診斷自己的時(shí)間

　　要提高管理者的有效性，第一步就是記錄其時(shí)間耗用的實(shí)際情形。

　　許多有效的管理者都經(jīng)常保持這樣的一份時(shí)間記錄，每月定期拿出來檢討。至少，有效的管理者往往以連續(xù)三四個(gè)星期為一個(gè)時(shí)段，每天記錄，一年內(nèi)記錄兩三個(gè)時(shí)段。有了時(shí)間耗用的記錄樣本，他們便能自行檢討了。半年之后，他們都會發(fā)現(xiàn)自己的時(shí)間耗用很亂，浪費(fèi)在種種無謂的小事上。經(jīng)過練習(xí)，他們在時(shí)間的利用上必有進(jìn)步。但是管理時(shí)間必須持之以恒，才能避免再回到浪費(fèi)的狀態(tài)上去。

　　因此，第二個(gè)步驟就是要做有系統(tǒng)的時(shí)間管理。我們先要將非生產(chǎn)性的和浪費(fèi)時(shí)間的活動找出來，盡可能將這類活動從時(shí)間表上排除出去。要做到這一步，可以試問自己下列幾個(gè)問題。

　　1.首先要找出什么事根本不必做，這些事做了也完全是浪費(fèi)時(shí)間，無助于成果。將時(shí)間記錄拿出來，逐項(xiàng)逐項(xiàng)地問：“這件事如果不做，會有什么后果？”如果認(rèn)為“不會有任何影響”，那么這件事便該立刻取消。2.第二個(gè)問題該問的是：“時(shí)間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果？”3.還有一項(xiàng)時(shí)間浪費(fèi)的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的，這項(xiàng)因素是：管理者在浪費(fèi)別人的時(shí)間。這種現(xiàn)象并不明顯，但有一個(gè)簡單方法可以診斷出來：去問問你的下屬。有效的管理者懂得有系統(tǒng)及誠懇地問他的下屬：“請你想想看，我常做哪些浪費(fèi)你的時(shí)間而又不產(chǎn)生效果的事情？”問這樣的問題，而且問得對方敢說心里話，才是有效管理者的角色。

　　消除浪費(fèi)時(shí)間的活動

　　上面介紹的三項(xiàng)診斷的問題，是關(guān)于非生產(chǎn)性的和浪費(fèi)時(shí)間的活動處理。每一位知識工作者和每一位管理者都該自問那些問題。但時(shí)間浪費(fèi)有時(shí)也是由于管理不善和機(jī)構(gòu)有缺陷引起的，身為主管者也應(yīng)予以同等的重視。管理不善不僅會浪費(fèi)大家的時(shí)間，更重要的是會浪費(fèi)主管自己的時(shí)間。

　　1.首先要做的是，找出由于缺乏制度或遠(yuǎn)見而產(chǎn)生時(shí)間浪費(fèi)的因素。應(yīng)注意的現(xiàn)象，是機(jī)構(gòu)中一而再、再而三出現(xiàn)同樣的“危機(jī)”。同樣的危機(jī)如果出現(xiàn)了第二次，就絕不應(yīng)該再讓它出現(xiàn)第三次。

　　2.人員過多，也常造成時(shí)間浪費(fèi)。

　　判斷人數(shù)是否過多，有一個(gè)可靠的標(biāo)準(zhǔn)。如果一個(gè)高級管理人員，尤其是經(jīng)理，不得不將他工作時(shí)間的十分之一花在處理所謂的“人際關(guān)系問題”上，花在處理糾紛和摩擦上，花在處理爭執(zhí)和合作等等問題上，那么這個(gè)單位就顯得人數(shù)過多了。人數(shù)過多，避免彼此侵犯，也難免成為績效的阻礙。在精干的組織里，人的活動空間較大，不至于互相沖突，工作時(shí)也不用每次都向別人說明。

　　3.另一個(gè)常見的浪費(fèi)時(shí)間的原因，是組織不健全。其表現(xiàn)就是會議太多。

　　所謂會議，顧名思義，是靠集會來商議，是組織缺陷的一種補(bǔ)救措施。我們開會時(shí)就不能工作，工作時(shí)就不能開會，誰也不能同時(shí)又開會又工作。一個(gè)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)臻于理想的組織，應(yīng)該沒有任何會議(在今天動態(tài)的世界中，這樣的組織當(dāng)然只是理想而已)。每個(gè)人應(yīng)該都能了解他工作所必須了解的事，也應(yīng)該都能隨時(shí)獲得他工作所必須的資源。我們之所以要開會，只是因?yàn)楦饔懈鞯墓ぷ鳎勘舜撕献鞑拍芡瓿赡骋惶囟ㄈ蝿?wù)。我們之所以要開會，只是因?yàn)槟骋磺闆r所需的知識和經(jīng)驗(yàn)，不能全部裝在一個(gè)人的頭腦里，需要集思廣益。

　　但是問題在于會議太多。一個(gè)組織如果經(jīng)常要以會議的方式來共同工作，那么行為科學(xué)家們出于善意而為合作所研創(chuàng)的各種機(jī)會，就將是多余的了。一位管理者花費(fèi)在會議上的時(shí)間過多，便是組織不健全的表現(xiàn)。

　　4.最后一項(xiàng)浪費(fèi)時(shí)間的因素，是信息功能不健全。

　　例如，某一醫(yī)院的院長，多年來一直為應(yīng)付院內(nèi)醫(yī)生們的電話而苦惱。醫(yī)生們打電話給他，要求他為病人安排一個(gè)床位。住院部都說是沒有床位了，但這位院長幾乎每次都可以找到空床位。原因是在病人出院時(shí)，住院部不能立刻接到通知。

　　當(dāng)然，有沒有床位，各病房的護(hù)士長隨時(shí)都清楚，主辦出院結(jié)賬手續(xù)的出納臺也能隨時(shí)知道。住院部的人，是在每天清早5點(diǎn)辦理“床位調(diào)查”工作，而通常病人大多是在上午醫(yī)生查房之后才辦出院手續(xù)。其實(shí)像這樣的問題，只要各病房護(hù)士長在填寫出院通知單給出納時(shí)，多填一份副本送住院部就解決了。

　　另一種同樣常見的現(xiàn)象，是信息的表達(dá)方式不當(dāng)。其后果有時(shí)更為嚴(yán)重。

　　以上所說的種種時(shí)間浪費(fèi)的缺點(diǎn)，例如人數(shù)過多、組織不健全或信息系統(tǒng)失靈等等，有時(shí)是輕而易舉就可以改善的，但有時(shí)也要花費(fèi)許多時(shí)間和耐心才能改善。不過，只要你肯付出努力，這種改善的效果是很大的，特別是可以幫你省出許多時(shí)間來。