對于一次會議而言，高效的會議其實在正式宣布開始之前就開始了。一次高效會議的第一步準備工作是確定是否真的有開會的必要性。這個確認工作看似多余，實際上必不可少。這一步工作的作用相當于一個“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。

會前準備清單

高效會議的會前準備從以下六個方面展開，包括明確會議目的；確定會議議題及時間分配；選定參加者；選定會議場所；發(fā)布會議通知；事先分發(fā)會議資料。

1.明確會議目的

通常，會議目的有以下四種類型。

（1）信息傳達型。向參會者傳遞經(jīng)營管理方面的信息，主要是信息通報，參會者的角色主要是聽取和記錄，會后傳達。

（2）問題解決型。會議主要是解決經(jīng)營管理中的問題，例如產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)會。

（3）制訂計劃型。會議主要是制訂目標計劃，通過會議討論計劃的合理性，以及部門之間的銜接配合。

（4）利益調(diào)整型。會議主要解決組織調(diào)整、權(quán)力調(diào)整和利益調(diào)整等問題。

2.確定會議議題及時間分配

對議題進行分解，確定各項會議議題，并對會議議題是否符合會議目的進行檢查。

在會議準備環(huán)節(jié)，如何設(shè)計高質(zhì)量的會議議題對于會議組織者是個難題，下面我們用一些例子來說明一下，幫助讀者朋友們了解會議議題設(shè)計的方法。

高質(zhì)量會議議題的設(shè)計有兩大原則：一是牢記以終為始，二是學(xué)會解決問題。

以終為始就是以會議最終要達成的目標為出發(fā)點設(shè)計討論議題，并圍繞議題提出會議準備要求，確保會議嚴格按照會議目的和既定議程進行。這需要會議組織者提前思考清楚會議要達到的目標是什么，現(xiàn)實的困難是什么，可能的解決方案是什么，通盤思考后確定會議主基調(diào)。想清楚了這些內(nèi)容，才能設(shè)計出好的問題。

會議的目的想清楚了，會議的基調(diào)也確定了，那么會議組織者要考慮的另外一個問題就是會議的作用：解決問題。

要想解決問題，首先要做的就是在會議開始前把問題界定清楚，這是決定會議能否成功的關(guān)鍵所在。作為會議組織者，要花大力氣把問題前前后后想透徹，從中提煉出需要討論的要點，并對每項要點做好自己的準備，以便于引導(dǎo)會議基調(diào)，使會議朝高效的方向推進，獲得最終需要達成的目標。

那么如何在會議開始前界定清楚問題，并進行適當分解，就很考驗會議組織者的功力了。戰(zhàn)略咨詢巨頭麥肯錫提出的“七步成詩法”是一個很好的參考，具體如圖5-10所示。

圖5-10七步成詩法問題解決策略

所謂“七步成詩”是指一個問題從界定清楚到得到解決的七個步驟，包括以下內(nèi)容。

（1）界定問題，界定清楚要討論的問題是什么，具備什么特征。

（2）對界定清楚的問題進行細化分解，把一個相對寬泛的問題分解為幾個具體明確的子問題，便于參會者討論的時候更加好理解。

（3）對細化分解后的問題進行優(yōu)先順序的排序，畢竟一場會議的時間有限，不能什么問題都展開討論。在分解完問題后，會議組織者要對細化的問題進行重要程度的排序，篩選出最重要的且能在規(guī)定時間內(nèi)討論的問題作為會議議題。

（4）逐項對會議議題進行分析，這就是參會者會前準備環(huán)節(jié)需要做的事。

（5）在會中對會議議題進行關(guān)鍵分析，參會者集中討論各項議題。

（6）對會議所討論的內(nèi)容進行歸納總結(jié)，形成會議共識和結(jié)論。

（7）交流溝通，將會議結(jié)論向參會者闡述，確認大家都能理解。

這七步當中前三步是會前議題準備階段，以下詳細介紹如何按照七步成詩法設(shè)計會議議題。

步驟1：界定問題（考慮會議的目的是解決什么問題）

在界定問題之前，首先要明確“什么是問題”，并非所有帶問號的都是問題。因此，會議組織者要對什么是問題進行明確，一個真正的商業(yè)問題應(yīng)該包括以下幾個要素。

（1）問題是具體的，而不是籠統(tǒng)的。

（2）問題是有內(nèi)容的，而非事實的羅列或者是一種無可爭議的主張。

（3）問題是可以采取行動的，有明確的動作分解。

（4）問題是以決策者下一步所需的行動為重點，要符合決策者的主張。

下面的一些例子說明了什么才是真正的商業(yè)問題。

例子1：“大家都抱怨現(xiàn)行組織結(jié)構(gòu)下各部門各管一攤、各自為政，整體運行效率比較低。”

請問，這是一個真正的商業(yè)問題嗎？不是，這是事實陳述，它陳述了一個事實，那就是“各管一攤、各自為政、運行效率低”。

例子2：“我們應(yīng)提高組織運行效率?！?/span>

這是一個真正的商業(yè)問題嗎？不是，這是無可爭議的努力方向，我們當然都應(yīng)該提高組織效率。

例子3：“能否采用調(diào)整組織結(jié)構(gòu)的方式提高組織運行效率？”

這是一個真正的商業(yè)問題嗎？不是，這個問題太寬泛，不具備討論基礎(chǔ)。

例子4：我們采用以下哪種方式提高組織運行效率？是將現(xiàn)行直線職能制組織結(jié)構(gòu)調(diào)整為事業(yè)部制？還是保持現(xiàn)行組織結(jié)構(gòu)，同時優(yōu)化授權(quán)及產(chǎn)供銷銜接流程？如果調(diào)整為事業(yè)部，從哪幾個方面進行調(diào)整？如果不調(diào)整，如何優(yōu)化現(xiàn)有機制？

這是一個真正的商業(yè)問題嗎？是的，因為這個問題符合“具體、有內(nèi)容、可以采取行動以及體現(xiàn)決策者的主張”的特點，這才是一個我們可以界定的商業(yè)問題，成為我們設(shè)計議題的一個基礎(chǔ)。

步驟2：分解問題（邏輯樹，考慮解決問題的關(guān)鍵因素有哪些）

界定清楚問題之后，我們就需要對問題進行細化分解，確保所有問題都得到進一步的清晰明確。下面是一個分解議題的例子，具體如圖5-11所示。

圖5-11 會議議題分解舉例

步驟3：優(yōu)先排序，去掉所有非關(guān)鍵問題（目前最需解決的問題是什么）

議題細化分解完成，要找出其中的重點，畢竟一次會議時間有限，不能所有的議題都討論，也不能一次會議解決所有問題。因此，下一步就是對分解后的議題進行優(yōu)先排序。優(yōu)先排序可以參考以下原則進行。

（1）用判斷力和洞察力決定各議題的重要程度。

（2）團隊成員參與：團隊成員共同參與往往能提供更多有益的判斷和見解。

（3）分析時不要過分注重細節(jié)，在這一階段，（-30%，30%）的準確度已經(jīng)足夠，甚至從總體上把握就可以，只需要進行簡單迅速的計算。

（4）要有冒風險的準備，現(xiàn)在正在做的一切在未來都會有所調(diào)整。

下面是優(yōu)先排序的例子，具體如圖5-12所示。

圖5-12 會議議題篩選舉例

會議議題確定后，要合理分配整體時間以及各子議題分時間，包括：1、會議整體時間長短的安排；各議題的討論時間長短的安排；休息時間的安排。

3.選定參加者

一般來說，會議參與人員的選擇要少而精，對會議參加者進行選擇的條件如下。

（1）讓具有決定權(quán)的人參加。

（2）即使是其他部門的人，如果與會議有關(guān)系，也讓其參加。

（3）讓與會議主題有關(guān)的專家參加。

（4）讓能夠正確表達自己意見的人參加。

4.準備會議場地

會議場所是能夠提高會議效率的重要因素之一。合適的會議場所不僅能提高成效、促進交流，而且可以使參加者感到愉快，提高會議效率。

準備會場包括場所選擇和會場布置兩個方面。

（1）會場場所選擇有以下幾個條件，包括：足夠的會議場地空間；與會人員與會務(wù)組均方便的場所；良好的照明、通風、保暖（或送涼）設(shè)備；完善的會議設(shè)備，桌椅、白板、視聽器材等；抗干擾。

（2）會場布置包括：會議桌椅安排；室內(nèi)裝飾（色調(diào)、標語或橫幅、花草等）；會場設(shè)備調(diào)試；座次排列等。

5.發(fā)布會議通知

如果必須召開會議，就應(yīng)當在1周之前，至少在3天之前預(yù)先通知，以便做好會議事項的準備工作。

應(yīng)當記入會議通知的項目包括：會議名稱和目的；會議主題、討論項目和會議類型；召開日期、開始時間、各議題的時間、結(jié)束時間；召開場所（地址、電話號碼、示意圖）；主持人姓名；記錄人員姓名；參加者名單；附加會議資料；其他（參加者事前必須準備的資料）。

6.事先分發(fā)會議資料

為了開成意見紛呈的會議，就應(yīng)當將事先傳達議題并盡可能提前分發(fā)討論資料作為堅定不移的原則。對于定期召開的會議的既定議題，其討論資料的事前分發(fā)工作也要在給出的日期之內(nèi)確定并執(zhí)行。