你真的認(rèn)為比爾·蓋茨、唐納德·特朗普、沃倫·巴菲特會寫一個(gè)長長的任務(wù)清單，然后按照輕重緩急列出A1，A2，B1，B2，C1等嗎？

　　你真的認(rèn)為史蒂芬·喬布斯會制定一個(gè)任務(wù)清單，然后每天問自己幾次：“我的下一個(gè)行動是什么”嗎？

　　任務(wù)清單存在的問題

　　任務(wù)清單應(yīng)該被稱作煩人的愿望清單。你寫下一系列你想要完成的任務(wù)，但是沒有一個(gè)明確的計(jì)劃說什么時(shí)候要把它們做好。你的任務(wù)清單上有多少任務(wù)是已經(jīng)列了好幾天的？好幾周？甚至好幾個(gè)月？

　　將任務(wù)記在任務(wù)清單上的第一個(gè)問題就是它不能將任務(wù)進(jìn)行區(qū)分，無論是需要幾個(gè)小時(shí)的還是只需要花幾分鐘的。所以當(dāng)你隨意看一眼那個(gè)單子，然后問：“嗯……我接下來應(yīng)該做哪件呢？”你很有可能會去選那些快速、簡單的任務(wù)，而不一定是最重要的任務(wù)。

　　第二個(gè)問題，和第一個(gè)問題相似，任務(wù)清單很容易會讓你去做“緊急”的事而不是重要的事。這就是為什么“做一個(gè)2013年家庭年度相冊”這個(gè)任務(wù)現(xiàn)在還在單子上沒有完成（已經(jīng)寫了兩年了）。你知道有多少人會一年年地把結(jié)腸鏡檢查滯留在任務(wù)清單上嗎？

　　第三個(gè)問題，任務(wù)清單會造成很多不必要的壓力。事實(shí)上，我們帶著列滿待辦事項(xiàng)的清單是為了提醒自己。但是這也是種不斷的提醒，一種不斷的糾纏，告訴我們還有很多事情需要去處理。無疑，這會使我們感到喘不過氣來。在夜晚的時(shí)候我們會身心俱疲，但是由于腦子還在想著這些要做的事，就會陷入失眠。無疑，這會使我們因?yàn)閴毫Χ罎ⅰ?/span>

　　過日歷上的生活

　　頂級成功人士沒有任務(wù)清單，但是他們會有一個(gè)井井有條的日歷。從我為這本書做的采訪和研究中，我得到的最統(tǒng)一的信息是—如果你真的想完成一件事，為它按排出時(shí)間來。這就是為什么極度忙碌的政客、職場人士和名人們都有一個(gè)全天的日程表。這就是為什么—聽起來很炫耀—成功的人都傾向于會說：“讓你的手下打電話給我的手下去搞定這件事吧。”令人驚訝的是，將你的任務(wù)安排在日程表上這一簡單的行為（而不是寫一個(gè)任務(wù)清單）會解放你的大腦、減輕壓力，同時(shí)增強(qiáng)認(rèn)知表現(xiàn)。佛羅里達(dá)州大學(xué)的研究者表明，蔡格尼克記憶效應(yīng)（緊張的有意識或無意識想法都是由未完成的任務(wù)造成的）可以僅僅通過制作一個(gè)完成任務(wù)的計(jì)劃來克服—你并不真的需要完成任務(wù)本身。

　　實(shí)現(xiàn)用日程表取代任務(wù)清單來管理你的生活，有幾個(gè)關(guān)鍵的概念需要你理解：首先，安排一大塊的時(shí)間對你來說是重要的事；這就是所謂的“封閉時(shí)間”或者“封盒時(shí)間”。如果你真的很重視身體健康，而且也決定通過每天鍛煉30 分鐘來實(shí)現(xiàn)你的目標(biāo)，那么不要把它放在你的任務(wù)清單上—把它放在你的日程表上。將它打造成一個(gè)循環(huán)的事項(xiàng)。如果你真的很重視將顧客親密度作為一種商業(yè)策略，而且也有一個(gè)每天至少和兩位顧客談話的目標(biāo)，那么就每天安排出一個(gè)“顧客電話”時(shí)間。

　　第二點(diǎn)，重要的事情應(yīng)該盡量安排在一天的早些時(shí)候。無論我們怎么嘗試去控制我們的時(shí)間和日程，總會有一些需要我們注意力的事突然出現(xiàn)。這有可能是你老板讓你去開會；有可能是顧客憤怒的電話；或者是學(xué)校護(hù)士打電話來讓你去接小約翰回家。很自然地，每天時(shí)間過去越多，一些意想不到的事就越可能發(fā)生。

　　我個(gè)人就為這件事做了很多掙扎。如果我計(jì)劃了下午晚些時(shí)候或者晚上去運(yùn)動，那么很有可能會有一些突發(fā)狀況需要我處理，從而打亂我運(yùn)動的計(jì)劃。我知道我要是早上不去跑步的話，接下來就會有許多其他的事把它擠掉。

　　第三點(diǎn)，不要廢除你的目標(biāo)；如果有必要的話，對它們進(jìn)行重新安排。打個(gè)比方，如果你通常每天中午十二點(diǎn)到下午一點(diǎn)進(jìn)行鍛煉—在你午休的期間—但是你周一中午必須要趕飛機(jī)，那么你可以把鍛煉定在那一天的早一些或晚一些的時(shí)候。

　　第四點(diǎn)，像對待你和醫(yī)生的約定一樣對待你的“封閉時(shí)間表”；它們就是那樣的重要。我們中的絕大多數(shù)人都很容易向自己制定的日程認(rèn)輸。如果我們將下午4點(diǎn)到5點(diǎn)安排出來，用來在辦公室完成一個(gè)重要的報(bào)告，突然有一位同事需要15分鐘，因?yàn)椤鞍l(fā)生了一些狀況需要跟你說說明白”，我們會反射性地說“當(dāng)然”，想著我們可以只用45分鐘就完成報(bào)告，或者我們多花15分鐘在辦公室里，又或者以另一種方式來調(diào)整日程。

　　但是想象一下，如果你當(dāng)時(shí)不是在做一個(gè)報(bào)告，而是和醫(yī)生或是牙醫(yī)有一個(gè)預(yù)約。你還會答應(yīng)給別人那段時(shí)間，然后將和醫(yī)生的約定推遲15分鐘嗎？當(dāng)然不會。最好的習(xí)慣是自動拒絕那些不在規(guī)劃內(nèi)的請求，對你自己的日程相沖突的事情，你可以說：“4點(diǎn)到5 點(diǎn)我有一個(gè)很重要的約會。我們可以五點(diǎn)以后再說嗎？或者明天早上再說可以嗎？”

　　你會驚訝于這些意料之外的事會被安排得多么頻繁。當(dāng)然有的時(shí)候也會有很重要的人—比如你的老板或是伴侶—需要我們?nèi)リP(guān)注，這就肯定比我們?nèi)粘瘫砩系氖虑楦泳o急。但是我們第一反應(yīng)應(yīng)該是找到一些見縫插針的時(shí)間來安排他們。

　　杰夫·威納安排緩沖時(shí)間

　　領(lǐng)英的首席執(zhí)行官杰夫·威納，寫過一篇博客來描述他是怎樣在自己的日程表里安排“什么都不做”這一事項(xiàng)的。

　　他寫道：如果你要看我的日程表，你會發(fā)現(xiàn)有一些時(shí)間是灰色的，也沒有注明這些時(shí)間要拿來做什么。我的視線和打印機(jī)都沒有出問題，這些灰色的模塊代表著“緩沖時(shí)間”，或者是我特意留出來給會議的時(shí)間。

　　總的來說，我每天會給自己安排90分鐘到兩個(gè)小時(shí)的緩沖時(shí)間（以30分鐘到90分鐘這樣的區(qū)間存在）。這是我在過去幾年里形成的一個(gè)習(xí)慣，我會這樣安排是因?yàn)槊刻斓娜粘潭继珴M了，一個(gè)接一個(gè)的會議讓我沒有空余的時(shí)間去處理發(fā)生的事情甚至思考。起先，這些緩沖時(shí)間就像是一種放肆。我可以用這些時(shí)間來舉行推遲的會議或是那些我之前沒有開的會。但是過了一段時(shí)間以后我意識到，這些時(shí)間間隔對于做好我的工作來說絕對是非常必要的。

　　通過時(shí)間管理來設(shè)計(jì)你自己理想的一周

　　另一種使得你日程表有效指導(dǎo)生活的方式就是通過時(shí)間管理來設(shè)計(jì)出理想的一周。想象一下你理想的一周會是什么樣子的。

　　如果你是一個(gè)自由職業(yè)者，或是教練，那么你的時(shí)間表就會圍繞客戶的項(xiàng)目展開，同時(shí)你也應(yīng)該花時(shí)間去學(xué)習(xí)新的技能，是從別人的作品中獲得啟發(fā)，或者進(jìn)行你自己的主動市場。

　　如果你是一名中層執(zhí)行者，那么你理想的一周應(yīng)該包括和你組里的成員進(jìn)行一對一的培訓(xùn)，同時(shí)也需要花點(diǎn)時(shí)間獨(dú)自想一想接下來幾年的戰(zhàn)略。

　　無論你專業(yè)的角色是什么，你都能找到你自己理想的一周的樣子—甚至是理想的一天的樣子，做一些重復(fù)性的私人的事情：鍛煉，和家人相處，放松以及來追求自己的興趣愛好。

　　把這些項(xiàng)目都規(guī)劃到你的日程表上—使得他們變成規(guī)律性事件—這是規(guī)劃你生活的正確方式。這也能有效地讓你堅(jiān)持這些能給你帶來回報(bào)和快樂的事情。我自己的日程表反映我自己的價(jià)值追求：

　　我重視健康，所以我每天早上會安排六十分鐘進(jìn)行鍛煉。

　　我重視培訓(xùn)我團(tuán)隊(duì)里的成員，所以我每周一都會以直接匯報(bào)的形式進(jìn)行一對一的會議，從此來開啟新的一周。

　　我重視團(tuán)隊(duì)協(xié)作以及打破孤島現(xiàn)象，所以我每周都會抽時(shí)間出來安排一次全體會議。

　　我重視寫作，所以我每周抽出兩三段時(shí)間來進(jìn)行寫作，而且保證不被打擾。

　　我重視我孩子們的教育，所以每天晚上晚飯后我都會抽時(shí)間輔導(dǎo)他們做家庭作業(yè)。

　　我重視“充電”和新的體驗(yàn)，所以我會安排一個(gè)長長的周末或是整個(gè)一周—有時(shí)候提前一年安排—來度假，即使我還不知道要去哪里。記住，關(guān)鍵在于不要使用任務(wù)清單來作為你管理時(shí)間的首要方法。任務(wù)清單上的事件有可能會一直這樣待在那兒，沒有進(jìn)展，它會不斷被當(dāng)下發(fā)生的緊急事件所影響。而單子上還沒有做完但是需要去做的事情就是我們壓力的來源。

　　當(dāng)你掌握了規(guī)劃時(shí)間的方法—用你的日程表而不是任務(wù)清單，通過看你的每周日程安排，你可以很直白地看到哪些是最重要的事情。

　　如果你是一名……這要怎么實(shí)現(xiàn)呢

　　企業(yè)家：時(shí)間管理對于每周安排時(shí)間直接和客戶對話、重新審視任務(wù)指標(biāo)，或者是指導(dǎo)直接報(bào)告有幫助。

　　職場人士：安排時(shí)間給首要目標(biāo)。

　　自由職業(yè)者：每周安排時(shí)間來閱讀工業(yè)博客，或者是學(xué)習(xí)怎么使用新工具。

　　學(xué)生：安排時(shí)間給小組學(xué)習(xí)或者是去老師辦公室問問題。

　　家長：通過這種方式來計(jì)劃去健身房的時(shí)間、每周的安排和繳清賬單。

　　秘訣三

　　根據(jù)日程表來做事而不要根據(jù)任務(wù)清單。

　　如果你可以放棄你的任務(wù)清單，轉(zhuǎn)而投向日程表，你覺得你可以減少多少壓力呢？